Guia prático para a clínica
Trocar de sistema odontológico: o que realmente muda
Trocar de sistema odontológico não é instalar um programa novo: é transferir a memória da clínica. O que existe no software atual está dividido em três camadas com pesos muito diferentes. A camada de configuração — profissionais, salas, tipos de consulta, tabela de valores, papéis da equipe — é rápida de recriar e quase nunca vale a pena tentar transportar. A camada de cadastro é volumosa, mas simples. A camada clínica e financeira — prontuário, odontograma, periograma, planos de tratamento, recibos, radiografias — é a que dá trabalho e a que precisa continuar acessível por anos, inclusive depois do cancelamento do contrato antigo. Trate a exportação como a primeira etapa da migração, nunca como formalidade posterior.
- Configuração: rápida de recriar do zero e raramente vale transporte.
- Cadastro de pacientes: volumoso, mas com poucos campos obrigatórios.
- Prontuário, imagens e financeiro: exigem mais atenção e mais prazo.
- Acesso ao histórico depois do cancelamento: defina antes de encerrar o contrato antigo.
Antes de migrar: o que pedir ao sistema atual
Comece pedindo a exportação por escrito ao fornecedor atual, antes de comunicar a saída e antes de qualquer prazo de cancelamento começar a correr. Peça formatos abertos, que possam ser lidos sem o software: CSV ou XLSX para listas, PDF ou JSON para prontuário e evoluções, e os arquivos originais de imagem das radiografias e fotos. Pergunte explicitamente se o pacote inclui anexos, documentos assinados e consentimentos, porque é comum a exportação trazer apenas as tabelas e deixar os arquivos para trás. Guarde o pacote exportado em local controlado, com registro de quem tem acesso, e só cancele o contrato anterior depois de abrir os arquivos e confirmar que eles são mesmo legíveis fora do software.
- Peça a exportação por escrito antes de iniciar o cancelamento.
- Prefira CSV, XLSX, PDF, JSON e os arquivos de imagem originais.
- Confirme se anexos, consentimentos e documentos assinados vêm no pacote.
- Abra e leia os arquivos antes de encerrar o contrato anterior.
A implantação do Cuspivo, passo a passo
No Cuspivo, a implantação começa sozinha, sem reunião comercial e sem visita técnica. O cadastro cria a organização e a primeira unidade em quatro etapas — plano, dados da clínica, conta do administrador e revisão — e o teste grátis de 30 dias começa sem cartão. A partir daí, a tela inicial mostra um cartão de progresso com um checklist derivado dos dados reais da clínica: completar o perfil, com endereço, CPF ou CNPJ e, quando aplicável, o CNES; cadastrar ao menos um profissional com número de CRO e UF preenchidos; criar as salas e cadeiras que a agenda vai ocupar; criar uma tabela de valores ativa com pelo menos um procedimento precificado; convidar a equipe; cadastrar o primeiro paciente; e configurar as integrações usadas pela clínica. Cada passo só fica marcado quando o registro correspondente existe de fato.
- Cadastro em quatro etapas: plano, clínica, administrador e revisão.
- Checklist guiado, com progresso derivado dos dados reais da clínica.
- Profissional só conta como configurado com número de CRO e UF preenchidos.
- Convite por e-mail ou link, com papel e unidades definidos na criação do acesso.
Como levar os dados dos pacientes para o Cuspivo
Aqui está o limite que precisa ficar claro antes de qualquer decisão: hoje o Cuspivo não tem um importador que leia um arquivo do sistema anterior e crie pacientes em lote, e não existe serviço pago de implantação assistida. O caminho realista é recadastrar apenas o que a clínica vai usar, apoiando-se em três recursos que já existem. O cadastro do paciente pede poucos campos obrigatórios — nome, sobrenome e data de nascimento —, o que permite criar o registro no momento em que o paciente é agendado. O formulário de anamnese online é enviado por link seguro e preenchido pelo próprio paciente no celular, e a equipe revisa a submissão antes de importar para o prontuário. Radiografias e fotos são enviadas por paciente, com etiqueta por dente. Em vez de tentar levar tudo, leve os pacientes ativos.
- Não existe importação em lote de arquivo nem implantação assistida paga.
- Cadastro mínimo do paciente: nome, sobrenome e data de nascimento.
- Anamnese online preenchida pelo paciente, revisada pela equipe e importada para o prontuário.
- Imagens por paciente em JPEG, PNG e DICOM, com etiqueta por dente.
Data de virada e período de convivência
Defina uma data de virada e trate o sistema antigo como fonte de consulta a partir dela, em vez de operar os dois em paralelo por tempo indeterminado. O padrão que funciona bem em consultório e clínica de porte médio é simples: use o teste grátis para configurar e ensaiar com dados fictícios; escolha uma data de baixo movimento; a partir dela, todo agendamento novo nasce somente no Cuspivo; e mantenha o sistema anterior ativo por um período curto, apenas para consulta do histórico. Dois cuidados evitam a maior parte dos problemas: transportar a agenda futura já marcada antes da virada e revisar papéis e permissões antes de liberar o acesso geral.
- Ensaie a rotina completa com dados fictícios durante o teste grátis.
- Escolha uma data de baixo movimento para a virada.
- Transporte primeiro a agenda futura já marcada.
- Revise papéis e permissões antes de liberar o acesso a toda a equipe.
Portabilidade: como tirar os dados do Cuspivo depois
A pergunta que a clínica deveria fazer a qualquer fornecedor — inclusive ao Cuspivo — é como se sai dali. No Cuspivo, cada paciente tem uma exportação do prontuário em JSON, cobrindo as seções suportadas do registro: cadastro, agendamentos, odontograma, evoluções, histórico médico, tratamentos, periodontia, financeiro, prescrições, laboratório, encaminhamentos, consentimentos, anamnese, retornos, comunicações, imagens, convênio, extratos, pagamentos e metadados de uso de IA. O arquivo é gerado com verificação de integridade por SHA-256, o acesso fica registrado na auditoria e a exportação é bloqueada se alguma seção não responder. Além disso, os relatórios operacionais suportados exportam em CSV. O que não existe hoje é um botão único que gere de uma vez um arquivo com a base inteira da organização.
- Exportação do prontuário por paciente, em JSON.
- Verificação de integridade por SHA-256 e registro do acesso em auditoria.
- CSV nos relatórios suportados e no construtor de relatórios.
- Sem exportação da base inteira da organização em um único clique.